زمانی که برای اولین بار کسب و کار خود را شروع کردید، حسابداری در پایان روز 15 دقیقه طول کشید. شاید شما یک صفحه گسترده را به روز کرده اید و چند رسید را در کشو انداخته اید. وقتی زمان مالیات فرا رسید، شما کشو رسیدها و صفحه گسترده را برای حسابدار خود ارسال کردید.
همانطور که تجارت شما رشد می کند، زمان کمتری برای حسابداری دارید، اما زمان بیشتری برای انجام دادن دارید. شما تصمیم گرفته اید همه چیز را به QuickBooks منتقل کنید. تنها مشکل این بود که روند سریعتر به نظر نمی رسید. شما هنوز زمان زیادی را بعد از کار صرف نگهداری کتاب ها می کردید. ایده DIY QuickBooks آنطور که فکر می کردید به نتیجه نرسید.
آزاد کردن زمان بیشتر برای مدیریت کسب و کارتان تنها یکی از دلایلی است که به یک حرفه ای اجازه دهید حسابداری شما را در QuickBooks انجام دهد. حرفه ای ها می دانند به دنبال چه چیزی باشند. آنها می دانند که بیشتر اشتباهات کجا اتفاق می افتد و می دانند چگونه آنها را به سرعت برطرف کنند. بیایید به پنج دلیل برای واگذاری QuickBooks به حرفه ای ها نگاه کنیم.
تخصیص هزینه ها
مخارج منابعی را که برای رشد شرکت شما صرف می شود ثبت می کنند، اما ارزش آن را نیز کاهش می دهند. به عنوان مثال، درآمد قبل از کسر مالیات با کم کردن هزینه ها از درآمد محاسبه می شود. ایجاد چندین حساب هزینه می تواند به کسب و کارها کمک کند هزینه های خود را پیگیری کنند و در صورت تجاوز از یک آستانه تعیین شده، هزینه ها را تنظیم کنند و در نتیجه ترازنامه قوی تری داشته باشند.
هر صورتحساب پرداخت شده باید با یک حساب QuickBooks مرتبط باشد. با این حال، ایجاد حساب های بیش از حد می تواند منجر به کارهای غیر ضروری شود و دیدن کل هزینه های شما را دشوار کند. به عنوان مثال، آیا برای هر ابزار به حساب های جداگانه نیاز دارید یا یک حساب برای همه ابزارها کافی است؟
حساب‌های مخارج کمتر آشکاری مانند بهای تمام شده کالا، بهره و استهلاک وجود دارد که باید حفظ شود. نگهداری این حساب ها برای اهداف مالیاتی ضروری است. اگر وام تجاری دارید، می توانید کل پرداخت ماهانه را به عنوان هزینه وارد کنید یا می توانید سود را در حساب جداگانه ای برای اهداف مالیاتی قرار دهید. متخصصان QuickBook می دانند که چگونه برای ردیابی مالی بهتر، پرداخت ها را در چندین حساب تقسیم کنند. آنها می دانند که چگونه این کار را بدون ایجاد رکوردهای تکراری انجام دهند.
ثبت بدهی ها
بدهی ها چیزهایی هستند که یک کسب و کار به افراد یا سازمان ها بدهکار است. این شامل قبوض است که هنوز پرداخت نشده است. اگر صورتحسابها هنگام دریافت وارد نشوند، نمی‌توان فهمید که چقدر پول نقد قبلاً توزیع شده است اما خرج نشده است. صورتحساب های پرداخت نشده بدهی هستند زیرا نشان دهنده بدهی هایی هستند که باید پرداخت شوند.
بدهی ها تنها نمونه ای از بدهی ها هستند. دستمزد پرداخت نشده، پرداخت مالیات، یا سهم 401 هزار نمونه دیگر از بدهی ها هستند. وام بدهی است که با هر پرداخت کاهش می یابد. دانستن نحوه ثبت دقیق بدهی ها کاری است که یک متخصص QuickBooks می تواند انجام دهد.
گزارش دهی دقیق بدهی به صاحبان مشاغل آسان می کند تا بدانند چه ذخایر نقدی برای پوشش همه بدهی ها لازم است. همچنین در برابر غافلگیری محافظت می کند. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به دلیل اینکه مالیات‌ها را در سیستم حسابداری خود لحاظ نکرده‌اند، هنگام سررسید مالیات، با مشکل مواجه می‌شوند.
بسته شدن دوره های حسابداری
QuickBooks کسب و کارها را ملزم به بستن دوره های حسابداری نمی کند، اما کسب و کارها باید روند رسمی بسته شدن پایان ماه و پایان سال را در نظر بگیرند. با بستن دوره های حسابداری، از صحت صورت های مالی خود و اطلاعات ارائه شده به حسابدار مالیاتی اطمینان حاصل می کنید. هنگامی که به درستی انجام شود، بسته شدن پایان ماه یا پایان سال از تغییرات در حساب ها جلوگیری می کند. در صورتی که دوره های بسته دارای رمز عبور باشند، هیچ کس نمی تواند به عقب برگردد و تراکنش را تغییر دهد یا سپرده را حذف کند.
متخصصان QuickBook هنگام بستن رسمی موارد زیر را انجام می دهند:
- اطمینان حاصل کنید که تمام صورتحسابها، پرداخت‌ها و هزینه‌های معوق برای دوره وارد شده‌اند.
- تطبیق حساب ها، از جمله حساب های بانکی، کارت اعتباری و وام.
- در صورت لزوم، ورودی های تنظیم را وارد کنید.
- موجودی موجودی واقعی را با موجودی های ثبت شده مقایسه کنید.
- صورت های مالی را از نظر مغایرت های احتمالی بررسی می کند.
پس از تایید صحت حساب ها، دفاتر بسته می شوند. هرچه یک کسب و کار بین بسته شدن طولانی تر باشد، ردیابی اختلاف دشوارتر می شود، به خصوص زمانی که بر آماده سازی مالیات تأثیر می گذارد. آیا می خواهید برای یافتن خطای حسابداری به حسابدار خود پول پرداخت کنید؟
حفظ نمودار حساب
QuickBooks دارای نمودار حساب (COA) است که اکثر مردم بدون اینکه دلیل آن را بدانند آن را دنبال می کنند. با این حال، گواهی اصالت بر صورت های مالی که توسط سرمایه گذاران و مؤسسات مالی برای ارزیابی سلامت یک شرکت استفاده می شود، تأثیر می گذارد. یک نمودار حسابی سازمان یافته به خوبی نظارت بر سلامت مالی شرکت را برای صاحبان مشاغل آسان تر می کند.
حساب ها و حساب های فرعی را می توان در هر زمان اضافه یا حذف کرد. ایجاد حساب‌های بیشتر می‌تواند به پیچیدگی صورتهای مالی بیافزاید، بنابراین برای شرکت‌ها مهم است که بفهمند چه زمانی یک حساب جدید کاملاً ضروری است. امکان ادغام حساب ها در صورت عدم لزوم وجود دارد. داده های هر دو حساب ممکن است بر صورت های مالی یا صورت سود و زیان پس از ترکیب آنها تأثیر بگذارد.
با این حال، ادغام و حذف حساب ها بر داده های موجود برای گزارش تأثیر می گذارد. در QuickBooks، حذف به معنای غیرفعال کردن یک حساب کاربری است تا دیگر از داده ها برای تولید گزارش استفاده نشود. به همین دلیل است که کارشناسان توصیه می کنند قبل از انجام تغییرات در حساب های خود تا پایان ماه صبر کنید. این فرآیند صحت داده ها را برای دوره ای که حساب فعال بوده است تضمین می کند.
تهیه صورتهای مالی
درخواست برای وام تجاری یا جستجوی سرمایه گذار نیاز به صورت های مالی قوی دارد. اگر داده‌ها در QuickBooks پشتیبانی نمی‌شوند، کسب‌وکارها باید ساعت‌ها (شاید روزها) را صرف به‌روزرسانی QuickBooks و اصلاح ناسازگاری‌ها کنند. استفاده از متخصصان تضمین می کند که اطلاعات در همه زمان ها دقیق هستند و امکان ارائه گزارش های مالی قابل اعتماد را در یک لحظه فراهم می کند. وقتی به دنبال تامین مالی هستید، آیا می توانید روزها صبر کنید تا امور مالی خود را مرتب کنید؟
همین صورت های مالی توسط حسابداران به عنوان نقطه شروع برای ارزیابی وضعیت مالی و تهیه مالیات استفاده می شود. اگر اظهارات متناقض به نظر می رسند، آنها برای تعیین محل وقوع اختلاف بررسی می کنند. اگر کتاب‌های شما به‌روز نیستند، پیدا کردن خطاها و ثبت‌های اصلاحی ممکن است ساعت‌ها طول بکشد.
استفاده از متخصصان QuickBook برای رسیدگی به حسابداری، احتمال ناشناخته ماندن خطاها را برای ماه‌ها کاهش می‌دهد و در نتیجه هزینه‌های اضافی برای یافتن و تصحیح خطاها به همراه دارد. حرفه ای ها می توانند در زمان و پول شما صرفه جویی کنند که بهتر است برای رشد کسب و کار شما صرف شود.
مطالب مرتبط:
راه اندازی یک دفتردار آنلاین Quickbooks موقعیت کسب و کار شما را برای موفقیت می دهد