ساده سازی داده ها با فرم های وب

این مقاله در اصل برای مجله GVCA (مارس-آوریل 2023 – شماره 2) نوشته شده و منتشر شده است.

مانند همه شرکت‌ها، شرکت‌های ساختمانی برای فعالیت به حجم زیادی از داده‌ها و فناوری متکی هستند. سیستم‌ها و فرآیندهای موجود برای گرفتن همه این داده‌ها و تبدیل آن‌ها به نتایج مالی قابل استفاده، ردیابی مشتریان و برنامه‌ریزی کارکنان آن چیزی است که عملکرد و ظرفیت یک شرکت را برای توسعه بهترین و نهایی نتایج با منابع انسانی محدود خود تعیین می‌کند. یکی از راه‌های کنترل بهتر ساختار داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید و برخی از فرآیندهای خود را خودکار می‌کنید، استفاده از فرم‌های وب است.

فرم وب چیست؟

فرم‌های وب فرم‌های آنلاینی هستند که می‌توانید برای جمع‌آوری سریع و آسان اطلاعات مورد نیاز خود ایجاد کنید (یا ایجاد کرده‌اید). شما یک فرم ایجاد می کنید که دارای فیلدهایی برای تمام اطلاعات لازم است، و سپس آن را در وب سایت خود جاسازی می کنید یا پیوندی به آن فرم برای تامین کنندگان، مشتریان یا کارکنان خود ارسال می کنید تا پر کنند. فرم تکمیل شده به کارکنان مسئول این داده ها ارسال می شود تا در سیستم شما گنجانده شود. همچنین می توان از فرم ها برای دریافت فایل ها، از جمله عکس ها و فیلم ها استفاده کرد.

چند نمونه از نحوه استفاده از فرم های وب عبارتند از:

• یک شرکت حسابداری، مانند RLB، فرمی را برای مشتریان ارسال می کند تا اطلاعات مالیاتی شخصی خود را ارسال کنند، از جمله سوالات مربوطه که شرکت برای تهیه اظهارنامه به آنها نیاز دارد.
• شرکتی که فرم های بررسی عملکرد کارکنان را برای ارزیابی خود و جمع آوری بازخورد 360 درجه ارسال می کند.
• فرم های پیش صلاحیت پیمانکاران فرعی.
• فرمی در وب سایت شما برای درخواست مشتریان بالقوه.
• فرمی برای کارکنان برای گزارش زمان خود در کار، شامل تمام مواد استفاده شده و وضعیت کار، اگر سیستم زمان و موجودی کاملاً یکپارچه ندارید.

چرا کمک می کنند؟

استفاده از فرم وب برای جمع آوری اطلاعات به شما این امکان را می دهد که اطلاعات جمع آوری شده را کنترل کنید. این به شما امکان می دهد تا داده های کامل و کامل را برای تکمیل فرآیندهای خود جمع آوری کنید. به عنوان مثال، آیا می خواهید جمع آوری کنید <име> یا <собствено име> <фамилно име>? دریافت تمام داده های مناسب در زمان و منابع با ارزش صرفه جویی می کند. پس از پر شدن فرم، یک اعلان به یکی از اعضای تیم شما راه اندازی می کند یا داده ها را به نرم افزارهای دیگر هدایت می کند تا مرحله بعدی فرآیند را شروع کند. همچنین می توانید اتوماسیون را افزایش دهید و داده ها را خودتان وارد سیستم خود کنید. پس از تکمیل فرم وب، امکانات بی پایان هستند.

استفاده از یک فرم وب خودکار برای وارد کردن اطلاعات به سیستم شما می تواند باعث صرفه جویی در ساعات بی شماری از کارکنان اداری در انجام وظایف دیگر شود. علاوه بر این، شما همچنین می‌توانید روندها را در داده‌های خود تجزیه و تحلیل کنید، مانند اینکه اکثر درخواست‌های مظنه مشتریان شما از کجا می‌آیند و چه زمانی دریافت شده‌اند. انجام چنین تحلیلی می تواند به شما در تنظیم فرآیندهای داخلی، تلاش های بازاریابی یا پیگیری ارسال، کمک کند و کارایی بیشتری ایجاد کند.

ابزار مورد علاقه ما

تعدادی گزینه در بازار وجود دارد که می توان از آنها برای ساخت فرم های وب استفاده کرد. مورد علاقه فعلی ما https://www.cognitoforms.com/ است. اما برای فرم های اولیه، Google Forms و Microsoft Forms نیز یک گزینه هستند. فرم های شما را می توان در وب سایت شما یا یک پیوند مستقل که در صورت نیاز ارسال می کنید تعبیه شود. همه این گزینه‌ها روشی امن‌تر برای آپلود اسناد و ارائه اطلاعات نسبت به ایمیل سنتی ارائه می‌دهند.

برای فرم های پیچیده تر و خودکارسازی آن فرم در سیستم داخلی خود، احتمالاً به کمک خارجی نیاز دارید. اما هزینه اتوماسیون یک فرآیند احتمالاً بیشتر از صرفه جویی در زمان کارکنان و ناامیدی از جمع آوری داده های دقیق و کارآمد است. گفتگو با یک مشاور فناوری می تواند به شما کمک کند تا در کجای فرآیندهای خود گلوگاه هایی دارید که می تواند با یک فرآیند خودکار برطرف شود.

شرکت‌ها از فناوری برای حفظ اطلاعات مالی، داده‌های مشتری و تامین‌کننده، زمان کارکنان خود و موارد دیگر استفاده می‌کنند. با استفاده از فرم وب و اتوماسیون برای اتصال برخی از این فرآیندها، می توانید بازدهی را به دست آورید و به تیم خود اجازه دهید زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که درآمد نهایی شما را افزایش می دهد. داده‌های خوب منجر به خروجی داده‌های خوب می‌شوند و فرم‌های وب می‌توانند از کامل و دقیق بودن ورودی داده اطمینان حاصل کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد طیف گسترده ای از خدماتی که RLB Digital می تواند به شما ارائه دهد، با تیم به آدرس [email protected] تماس بگیرید یا از وب سایت آنها به آدرس digital.rlb.ca بازدید کنید.

نوشته شده توسط Kimberly Aitken، CPA، CA، یکی از رهبران تیم ساخت و ساز RLB LLP، و Kyle Turiff، مشاور ارشد فناوری RLB Digital.