بسیاری از مردم نمی دانند که بیش از یک راه برای تهیه سوابق مالی وجود دارد. دو روش وجود دارد: حسابداری نقدی که شامل ثبت درآمدها و هزینه ها هنگام پرداخت آنها می شود و حسابداری تعهدی که درآمد و هزینه ها را در دوره ای که خدمات برای آن اعمال می شود ثبت می کند. اگرچه حسابداری نقدی ممکن است ساده تر از حسابداری تعهدی باشد، اما تصویر دقیقی از درآمد و هزینه های سالانه یک شرکت ارائه نمی دهد. حسابداری تعهدی نه تنها تصویر دقیق تری از درآمدها، هزینه ها، دارایی ها و بدهی های یک شرکت ارائه می دهد، بلکه طبق اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) نیز مورد نیاز است. این بدان معناست که حسابرسان فقط بر مبنای تعهدی حسابرسی می کنند، بنابراین، اگر از حسابداری نقدی برای تهیه سوابق مالی استفاده شده باشد، دفاتر باید برای انعکاس حسابداری تعهدی قبل از تکمیل حسابرسی به روز شوند.
هزینه های پیش پرداخت و هزینه های تعهدی:
هزینه های پیش پرداخت هزینه هایی هستند که قبل از ارائه خدمات پرداخت می شوند و به عنوان حساب دارایی محسوب می شوند. نمونه ای از این بیمه نامه سالانه است. این بیمه نامه 12 ماه را پوشش می دهد، اما در بسیاری از موارد همه 12 ماه بیمه نامه در سال مالی شرکت نمی باشد. به عنوان مثال، این بیمه نامه ممکن است 1 می 2023 – 30 آوریل 2024 را پوشش دهد و پایان سال مالی ممکن است 31 دسامبر 2023 باشد. در این مورد، تنها 8 (مه – دسامبر) از 12 ماه در محدوده مالی قرار می گیرد. سال 4 ماه باقیمانده هزینه های پیش پرداخت خواهد بود و با دارایی ها در صورت وضعیت مالی گروه بندی می شود. در حسابداری نقدی، کل هزینه بیمه نامه در سال مالی که پرداخت می شود، ثبت می شود.
در مقابل، زمانی که خدمات ارائه شده است اما هنوز فاکتوری دریافت نشده است، هزینه باید جمع شود تا در دوره صحیح ثبت شود. اقلام تعهدی حساب های پرداختنی هستند و اغلب با حساب های پرداختنی گروه بندی می شوند. نمونه ای از اقلام تعهدی این است که اگر آخرین قبض آب و برق دریافتی در سال مالی دوره 15 نوامبر 2023 تا 15 دسامبر 2023 را پوشش دهد و پایان سال مالی شرکت 31 دسامبر 2023 باشد، آب و برق بین 16 دسامبر 2023 تا 30 دسامبر باشد. ، 2023، باید انباشته شود تا در دوره صحیح ثبت شود. فاکتوری که 16 دسامبر 2023 تا 15 ژانویه 2024 را پوشش می دهد، بعید است تا پایان ژانویه دریافت شود، بنابراین هزینه باید بر اساس یک پیش بینی باشد. قبض آب و برق از 16 دسامبر 2023 تا 31 دسامبر 2023 با بدهی های صورت وضعیت مالی گروه بندی می شود. به صورت نقدی، فاکتوری که از 16 دسامبر 2023 تا 31 دسامبر 2023 را پوشش می دهد، هنگام دریافت در سال مالی 2024 پرداخت می شود و بنابراین هیچ هزینه ای برای این دوره در سال مالی 2023 ثبت نخواهد شد.
مطالبات و درآمد معوق:
هنگامی که هزینه های ارزیابی عناصر مشترک به موقع پرداخت نمی شود، درآمد همچنان در دوره ای که در آن واقع شده است ثبت می شود و دریافتنی برای واحد سررسید ایجاد می شود. حساب های دریافتنی حساب دارایی هستند و در صورت وضعیت مالی با دارایی ها گروه بندی می شوند. در حسابداری نقدی، درآمد تا زمانی که دریافت نشده است ثبت نمی‌شود، در نتیجه در دوره‌ای که ارزش‌گذاری اقلام رایج برای آن اعمال می‌شود، درآمد کمتر از حد اعلام می‌شود و در دوره‌ای که ارزش‌گذاری اقلام رایج دریافت می‌شود، اغراق‌نمایی می‌شود.
در مقابل، حساب درآمد معوق زمانی استفاده می شود که برآورد اقلام رایج قبل از ارائه خدمات دریافت شود. درآمد تا دوره ای که برای آن اعمال می شود ثبت نمی شود. درآمد معوق یک حساب غیرفعال است، به این معنی که تا زمانی که درآمد اعمال شود، از نظر فنی به مالکان بدهکار است، بنابراین با بدهی ها در صورت وضعیت مالی گروه بندی می شود. در حسابداری نقدی، درآمد هنگام دریافت ثبت می شود، که منجر به افزایش بیش از حد درآمد در دوره ای می شود که برآورد عنصر مشترک برای آن دریافت شده است و کم بیانی درآمد در دوره ای که برآورد عنصر مشترک برای آن اعمال شده است.