اگر تا به حال در هیئت مدیره نشسته اید، نگه داشتن صورتجلسه تمرین عادی است. صورتجلسات هیئت مدیره به عنوان شاهدی بی طرف عمل می کند تا اطمینان حاصل شود که هیئت وظایف امانتداری خود را انجام می دهد و از فرآیند تصمیم گیری مشورتی استفاده می کند. اما وقتی جلسه دوربین فراخوانی می شود چه اتفاقی می افتد؟ موارد زیر به این موضوع می پردازد که جلسات اتاق چیست و اهمیت آنها برای سازمان و حسابرسی اصلی چیست.
جلسه روی دوربین چیست؟
In camera یک اصطلاح لاتین به معنای جلسه خصوصی است. در این نوع جلسات معمولاً فقط اعضای هیئت مدیره شرکت می کنند. هیچ یک از پرسنل سازمان در این جلسات پذیرفته نمی شوند مگر اینکه به طور خاص توسط هیئت مدیره مجاز باشد. این جلسات به سطح بالاتری از خود مدیریتی و نظارت اجازه می دهد. بدون حضور کارکنان، این امر می تواند باعث ایجاد اخلاص بیشتر در بین اعضای هیئت مدیره شود و استقلال هیئت مدیره از مدیریت را تقویت کند.
یک جلسه غیرعلنی ممکن است در ابتدا یا در پایان یک جلسه عادی هیئت مدیره برگزار شود. درخواست رسمی برای تشکیل جلسه غیرعلنی یا غیرعلنی هیئت مدیره خواهد بود. این جلسات به منظور رسیدگی به موضوعات حساسی است که نمی توان در مورد آنها به صورت عمومی صحبت کرد. جلسه در دوربین اهداف زیر را دنبال می کند:
- محرمانه بودن را تضمین می کند.
- مکانیزمی برای استقلال و نظارت هیئت مدیره ایجاد می کند.
- روابط بین اعضای هیئت مدیره و مدیریت را تقویت یا بهبود می بخشد.
صورتجلسه ضبط شده جلسه غیرعلنی
مانند صورتجلسات جلسات سنتی، صورتجلسه دوربین نیز باید در این جلسات نگهداری شود. صورتجلسه ضبط شده یا اسناد ارائه شده در این جلسه نباید علنی شود. این پروتکل در مورد جلسات عادی هیئت مدیره اعمال نمی شود. در صورت اتخاذ تصمیم در جلسه غیرعلنی، آن تصمیم باید در صورتجلسه هیئت مدیره قید شود. این سابقه رسمی طبق قانون الزامی است.
زمان استفاده از جلسه روی دوربین
در جلسات مجلسی، در صورتی که سه هدف فوق برآورده شود، باید از آن استفاده شود. جلسات در دوربین نباید به عنوان وسیله ای برای پنهان کاری انجام شود. این می تواند به عنوان نقض اعتماد تلقی شود و می تواند به مقامات آسیب برساند یا آسیب برساند. در زیر چند نمونه از مواردی که ممکن است یک جلسه در دوربین ضروری باشد آورده شده است:
- برنامه ریزی جانشین پروری.
- اقلام پرسنلی مانند حقوق و دستمزد.
- ارزیابی پاداش یک مدیر اجرایی یا مدیر اجرایی.
- در حال حاضر پرونده ای علیه این سازمان در دست بررسی است.
- فرصت های موقتی که هنوز قابل انتشار نیستند.
چرا حسابرسان به صورتجلسه اتاق نیاز دارند؟
هدف از حسابرسی این است که اظهار نظر کند که آیا اطلاعات ارائه شده در صورتهای مالی به طور منصفانه و دقیق ارائه شده است یا خیر. حسابرس برای رسیدن به آن نظر، باید شواهد و مدارک پشتیبان را برای تأیید یا رد آن نظر بررسی کند. یکی از اشکال اثبات از طریق بررسی در دوربین است. همانند نیاز حسابرس به بررسی جلسات منظم هیئت مدیره، صورتجلسات نیز به دلایل زیر بررسی می شود:
- نظارت و مدیریت – صورتجلسه هیئت مدیره بینشی در مورد تصمیمات، بحث ها و اقدامات انجام شده توسط هیئت مدیره سازمان ارائه می دهد. حسابرسان برای ارزیابی کیفیت کلی مدیریت و نظارت سازمان، صورتجلسه را بررسی می کنند.
- انطباق – گزارش‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به انطباق سازمان با قوانین، مقررات و سیاست‌های داخلی مربوطه را نشان دهند. حسابرسان از صورتجلسه استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که هیئت مدیره وظایف امانتداری خود را انجام می دهد و در چارچوب قوانین و مقررات قابل اجرا عمل می کند.
- شناسایی ریسک – مسائل، خطرات و نگرانی های مورد بحث در جلسات هیئت مدیره اغلب در صورتجلسه مستند می شود. حسابرسان پروتکل ها را تجزیه و تحلیل می کنند تا مناطق خطر بالقوه ای را که ممکن است به تحقیقات بیشتر یا تلاش های کاهشی نیاز داشته باشد، شناسایی کنند.
- حسابداری و گزارشگری مالی – صورتجلسه هیئت مدیره ممکن است حاوی اطلاعات مربوط به شیوه های حسابداری سازمان، گزارشگری مالی و معاملات عمده باشد. حسابرسان برای تایید داده های مالی و اطمینان از صحت دفاتر و سوابق سازمان، صورتجلسه را بررسی می کنند.
- ارزیابی کنترل داخلی – حسابرسان می توانند از صورتجلسه هیئت مدیره برای ارزیابی اثربخشی کنترل های داخلی سازمان استفاده کنند.
با امتناع از ارائه سوابق به حسابرس در پشت درهای بسته، سازمان از دستیابی حسابرس به درک جامع تری از حاکمیت، انطباق، مدیریت ریسک و شیوه های گزارش مالی سازمان جلوگیری می کند. این اطلاعات برای انجام یک حسابرسی کامل و مؤثر حیاتی است.
برای اطلاعات بیشتر در مورد صورتجلسه اتاق در سازمان خود، امروز با مشاور RLB مورد اعتماد خود صحبت کنید.