وقتی صحبت از مستندسازی می شود، اکثر صاحبان مشاغل در یکی از دو حالت افراطی قرار می گیرند. افرادی هستند که جعبه های بزرگی با هر رسید، فاکتور، رونوشت و دستمال کوکتلی که تا به حال با آنها برخورد کرده اند (“فقط در مورد”) پر شده اند، و کسانی هستند که تقریبا هیچ چیز را نگه نمی دارند.
بنابراین واقعاً چه چیزی را باید برای مالیات نگه دارید و چه مدت باید آن را نگه دارید؟
اسناد مهم برای نگهداری
هدف از نگهداری سوابق مالیاتی اثبات این است که درآمد، هزینه و غیره شما. همان چیزی است که در اظهارنامه مالیاتی خود ادعا می کنید. عدم ارائه اسناد ممکن است برای شما کسر هزینه داشته باشد یا شما را مجبور به پرداخت جریمه یا مالیات اضافی کند.
طبق گزارش IRSشما می خواهید نگه دارید:
مربوط به فروش و درآمد –
- نوارهای صندوق پول
- اطلاعات در مورد سپرده های نقدی و وام
- فاکتورها
- فرم 1099-MISC (در صورت وجود)
مربوط به خرید و هزینه –
- رسیدهای نقدی
- فاکتورها
- رسید/صورتحساب کارت اعتباری
- چک های باطل / اسنادی که پرداخت را ثابت می کند
- صورت حساب
شما برای اثبات درآمد و هزینه های خود به سازمان امور مالیاتی در صورت ممیزی به این مدارک نیاز دارید، بنابراین حتماً آنها را حداقل 3 سال از زمان تشکیل پرونده نگهداری کنید، یعنی مدت زمانی که سازمان امور مالیاتی باید شما را ممیزی کند. در مورد اظهارنامه مالیاتی تقلبی، IRS محدودیت قانونی ندارد. توصیه می کنند در صورت ارائه اظهارنامه نادرست (!؟) مدارک را به صورت نامحدود نگهداری کنید. اما لازم نیست به شما بگویم که در وهله اول نباید اظهارنامه مالیاتی نادرست ارائه کنید.
نیازهای صنعت شما
بسته به صنعت شما باید ملاحظاتی را در نظر داشت. به عنوان مثال، خرده فروشان، ارائه دهندگان خدمات حرفه ای و سرمایه گذاران املاک و مستغلات نیازهای متفاوتی دارند که ممکن است بر اسنادی که ذخیره می کنند تأثیر بگذارد.
تجارت خرده فروشی
اگر در خرده فروشی یا تجارت الکترونیک هستید (یا اگر در حال تولید هستید)، هزینه های شما بسیار مهم است. برای محاسبه سود ناخالص خود به اسناد قیمت خرید موجودی یا مواد اولیه نیاز دارید و این شروع محاسبه درآمد مشمول مالیات شما است. بسیار مهم است که اسناد محکمی در مورد میزان پرداختی برای این موارد داشته باشید. قیمت ها تغییر می کنند و همه چیز را نمی توان با استفاده از نرخ های بازار محاسبه کرد (و اگر قیمت ها کاهش یابد، به هر حال نمی خواهید از نرخ های بازار استفاده کنید).
با توجه به حجم بالای تراکنش ها در خرده فروشی و تجارت الکترونیک، احتمالاً به جای صورتحساب ها یا رسیدهای هر فروش جداگانه، به یک سیستم POS یا گزارش از پلت فرم الکترونیکی خود متکی خواهید بود. در مورد گزارش های مورد نیاز با حسابدار خود صحبت کنید و مطمئن شوید آنچه را که نیاز دارید دارید.
خدمات حرفه ای
اگر یک حرفه ای با درآمد بالا (مانند یک پزشک یا وکیل) هستید، باید هنگام ذخیره اسناد مالیاتی مراقب باشید. افراد با درآمد بالا به احتمال زیاد توسط IRS حسابرسی می شوند و می خواهند برای این امکان آماده باشند. اگر از استراتژی های پیچیده ای برای پس انداز و کاهش مالیات استفاده می کنید، این یک دلیل دیگر برای آمادگی برای محافظت از اظهارنامه مالیاتی در صورت نیاز است.
املاک و مستغلات
هر گونه اسناد مالیاتی مربوط به اموال باید با دقت رسیدگی شود. از آنجایی که مبنای شما در ملک با قیمت خرید (که بر سود سرمایه شما تأثیر می گذارد) گره خورده است، این اسناد باید در مدت محدودیت سال نگهداری شوند. من می فروشم ملک همراه با اسناد بسته شدن و هرگونه رسید و اظهارنامه ای که خرید را اثبات می کند، به هر گونه سوابق مربوط به بهبود سرمایه انجام شده در ملک نیز نیاز دارید. در مورد هرگونه جزئیات اضافی در مورد معاملات املاک و مستغلات با حسابدار خود صحبت کنید.
سفر کنید
صرف نظر از صنعت شما، اگر هزینه های سفر یا غذا را برای کسب و کار خود کسر می کنید، حتما آنها را با دقت مستند کنید. این کسرها اغلب مجاز نیستند، و ممکن است برای اثبات اینکه هزینه یک هدف تجاری واجد شرایط داشته است، به بیش از رسید نیاز داشته باشید.
چند کلمه در مورد مالیات اشتغال
اگر مدارک شما مربوط به استخدام و مالیات حقوق و دستمزد باشد، با آنها نیز برخورد ویژه ای می شود. IRS توصیه می کند که سوابق کار و اشتغال را به مدت 4 سال به جای 3 سال معمول نگه دارید. تا زمانی که با یک شرکت حقوق و دستمزد خوب کار می کنید و پرونده های شما به خوبی سازماندهی شده است، دلیلی وجود ندارد که نتوانید آنها را حتی بیشتر نگه دارید.
نتیجه گیری
وقتی صحبت از اسناد مربوط به مالیات می شود، بهتر است که در امان باشید تا متاسف باشید. از این گذشته، آنها بهترین دفاع شما در ممیزی هستند که ممکن است لازم باشد صحت اظهارنامه مالیاتی خود را ثابت کنید. خوشبختانه، اگر سیستم حسابداری شما به خوبی راه اندازی شده باشد و حسابداران شما به روز باشند، به راحتی می توانید سوابق دیجیتالی را به طور نامحدود نگهداری کنید.
اگر همچنان به آن جعبه کفش پر از رسیدهای رنگ و رو رفته نگاه می کنید، با حسابداری پولی تماس بگیرید و ما به شما کمک می کنیم تا همه چیز را مرتب کنید.