تمرین ابری شما به سرعت در حال رشد است، بنابراین به اعضای تیم جدید نیاز دارید. ارائه کار از راه دور و انعطاف پذیر به شما این امکان را می دهد که از یک منطقه جغرافیایی گسترده تر و در نتیجه مجموعه ای از استعدادها استخدام کنید. اما چگونه می‌توانید این کار را برای کار خود انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که خدمات مشتری همچنان به طور مؤثر ارائه می‌شود؟
دسترسی به داده های مشتری
شما این مشکل را با انتقال همه مشتریان خود به نرم افزار ابری حل کردید. پیشرفت‌های اضافی شامل ذخیره پیوست‌های تمام فاکتورهای خرید آنها در نرم‌افزار ابری است، چه مستقیماً در نرم‌افزار بر اساس فاکتور به صورت فاکتور، یا از طریق یک برنامه پردازش رسید مانند ReceiptBank.
اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما دسترسی مناسبی به داده‌های مشتری در صورت نیاز برای نقش‌هایشان دارند. اطمینان حاصل کنید که مشتری شما با همه اعضای تیم شما آشنا است تا آنها تعجب نکنند که چرا یک کاربر ناشناس به نرم افزار آنها دسترسی دارد – این به ایجاد اعتماد کمکی نمی کند!
دسترسی به داده های تمرین
همانطور که مشتریان خود را به ابر منتقل کردید، آیا تمرین خود را نیز منتقل کردید؟ در غیر این صورت، باید در مورد نحوه دسترسی تیم خود به نرم افزار و داده های تمرین فکر کنید.
اولین نکته این است که چند وقت یکبار و چند نفر از تیم نیاز به کار از راه دور دارند. با این حال، یک کلمه هشدار – هنگامی که یکی از اعضای تیم شروع به کار از راه دور می کند، شما و تیمتان به سرعت فرصت های بیشتری برای کار انعطاف پذیر پیدا خواهید کرد! اگر فقط گاهی اوقات، استفاده از نرم افزاری مانند Teamviewer را در نظر بگیرید که امکان دسترسی از راه دور به رایانه محل کار شما را فراهم می کند. با این حال، این امر مستلزم داشتن رایانه دیگری در خانه است و برای انتقال داده های سنگین به اندازه کافی قوی نیست.
در غیر این صورت، یک محیط میزبان یا نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) را در نظر بگیرید. ارائه دهندگانی مانند Hosted Desktop UK سرور شما را به صورت مجازی میزبانی خواهند کرد. یا می‌توانید خودتان میزبان آن باشید – اما مطمئن شوید که از آن در مکان‌های مختلف نسخه پشتیبان تهیه کنید.
Saas راه حل بدیهی به نظر می رسد، اما در حال حاضر طیف کاملی از راه حل های انطباق مبتنی بر ابر از فروشندگان اصلی معتبر وجود ندارد – اگرچه برخی از بازیکنان جدید مانند Capium، Taxfiler و mTrio در حال ظهور هستند. Microsoft: 365 و مجموعه Google گزینه‌هایی برای نرم‌افزار آفیس عمومی شما هستند.
پشتیبان‌گیری از داده‌های بدون کاغذ برای کار از راه دور ضروری است و گزینه‌هایی شامل DropBox یا Google Drive (با پروتکل‌های امنیتی مناسب) است. یا شاید یک راه حل اختصاصی مدیریت اسناد مانند Reckon یا Docusoft. شاید یک پورتال اضافه کنید تا به مشتریان شما اجازه دهد به جای استفاده از ایمیل یا نامه، اسناد محرمانه را برای شما آپلود کنند.
ارتباطات مشتری باید به صورت مرکزی ذخیره شود تا همه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. ایمیل ها می توانند به طور خودکار در مجموعه CRM یا راه حل مدیریت اسناد شما رها شوند، یا می توانید ایمیل ها را به DropBox یا Google Drive خود بکشید و رها کنید.
ارتباط بین تیم ها نیز باید در نظر گرفته شود. ایمیل‌ها می‌توانند دست و پا گیر شوند، اما با پیام‌رسانی فوری مانند Slack، پاسخ سریع دریافت می‌کنید و یادداشت را می‌توانید همراه با کار مشتری ذخیره کنید.
گردش کار قوی
با نیروی کار از راه دور، گردش کار قوی ضروری است تا اطمینان حاصل شود که کل تیم به یک روش ثابت کار می کند. مهم است که بدانید همه مشاغل در چه مرحله ای هستند، به خصوص اگر با اعضای تیم خارجی در مناطق زمانی مختلف کار می کنید!
راه‌حل‌های مدیریت تمرین با کیفیت مانند mTrio یا Workflow Max به شما امکان می‌دهد تا گردش‌های کاری را راه‌اندازی کنید – به آنها اجازه می‌دهد تا به وظایف هر یک از اعضای تیم تقسیم شوند. وظایف باید شامل چک لیستی از مواردی که باید تکمیل شوند و پیوندی به هر سند پیشینه استفاده شده باشد. برای اطمینان از رعایت ضرب‌الاجل‌ها، باید گزارش‌های شفافی در مورد استفاده از کارکنان و پیشرفت کار وجود داشته باشد. با این حال، شما می توانید از صفحات گسترده به همان خوبی استفاده کنید، اما آنها می توانند به سرعت در یک تمرین بزرگتر غیرقابل تحمل شوند. کارکنان راه دور نمی توانند به تخته سفید دسترسی داشته باشند – مگر اینکه از Google Jamboard استفاده کنید!
یک امتیاز کوچک برای این همه کار سخت و سرمایه گذاری این است که ثابت شده است که داشتن سیستم های قوی در کار حسابداری شما، از جمله بایگانی بدون کاغذ، ارزش کار شما را زمانی که می خواهید آن را بفروشید، افزایش می دهد.