این روزها با 1099s خود چطور کار می کنید؟
هر صاحب کسب و کاری اهمیت مالی قوی را می داند. بدون ترازنامه محکم، گرفتن وام یا جذب سرمایه گذار دشوار است. با این حال، بسیاری از شرکت ها متوجه نیستند که گزارش مالیاتی دقیق چقدر به یک سازمان از نظر مالی سالم کمک می کند. به عنوان مثال، عدم ارائه غرامت غیر کارمند در فرم 1099 می تواند منجر به جریمه هایی از 50 تا 270 دلار در هر فرم تا حداکثر 556500 دلار در سال شود.
فرض کنید IRS متوجه می شود که یک شرکت به طور عمدی در تکمیل الزامات 1099 شکست خورده است، در این مورد، آنها ممکن است حداقل جریمه 550 دلاری را برای هر فرم یا 10٪ از غرامت گزارش نشده بدون حداکثر محدودیت اعمال کنند. جریمه برای عدم رعایت می تواند به ثبات مالی هر سازمانی آسیب برساند. به همین دلیل است که مشاغل باید اطمینان حاصل کنند که پردازش 1099 دقیق و به موقع است.
شرکت هایی که تا آخرین لحظه منتظر می مانند تا 1099 را تکمیل کنند، ممکن است متوجه شوند که اطلاعات مهمی مانند شماره تامین اجتماعی یا آدرس پستی معتبر را از دست داده اند. ردیابی این داده ها می تواند زمان زیادی طول بکشد، به خصوص با نزدیک شدن به ضرب الاجل. اگر خدمات در ابتدای سال مالیاتی دریافت شده باشد، ممکن است پیمانکار دیگر در آدرس اصلی نباشد یا همان شماره تلفن را نداشته باشد و مشکل را پیچیده تر کند. حتی ممکن است هنگام جمع آوری اطلاعات قبل از موعد مقرر، پیمانکار را نادیده بگیرید.
چه زودتر ثبت نام کنید و چه به تعویق بیفتید، داشتن اطلاعات مناسب تضمین می کند که 1099 پرونده به موقع با اطلاعات دقیق انجام می شود. مدیریت نادرست داده های 1099 شما می تواند منجر به جریمه های مالی و افزایش هزینه های اداری شود.
1099-NEC و 1099-MISC چیست؟
قبل از سال 2020، شرکت ها از 1099-MISC برای پرداخت غرامت غیر کارکنان استفاده می کردند. در سال 2020، فرم 1099-MISC به گزارش درآمد حاصل از اجاره، جوایز و جوایز محدود شد و فرم جدید 1099-NEC برای غرامت غیر شغلی ایجاد شد. هنگام جستجوی فرم های 1099، حتماً حروف بعد از شماره 1099 را بررسی کنید. از آنجایی که IRS 20 1099 مختلف منتشر می کند، مطمئن شوید که 1099s خود را با استفاده از فرم های صحیح مدیریت می کنید.
1099-متفرقه
کارفرمایان دیگر از فرم MISC برای گزارش غرامت غیرکارمند استفاده نمی کنند. با این حال، ممکن است از آنها خواسته شود که 1099-MISC را تکمیل کنند اگر غیرکارمندی مشمول کسر اضافی شود. IRS دلایل متعددی را برای اعمال قانون کسر پشتیبان فهرست می کند، اما انگیزه اصلی عدم گزارش منبع درآمد است. اگر یک پیمانکار مستقل مشمول کسر پشتیبان باشد، شرکت باید 24٪ از درآمد را کسر کند و آن را در فرم 1099-MISC قبل از تاریخ ثبت 1099 به پیمانکار گزارش دهد.
1099-NEC
شرکت ها باید برای هر پیمانکار مستقلی که بیش از 600 دلار غرامت در سال دریافت می کند، 1099-NEC صادر کنند. این فرم همان عملکرد فرم MISC را قبل از سال 2020 انجام می دهد. اگر پیمانکار کمتر از 600 دلار غرامت دریافت کند، شرکت ها ملزم به صدور 1099-NEC نیستند.
طبقه بندی صحیح کارگران به عنوان کارمند یا پیمانکار مستقل اولین قدم در تعیین اینکه آیا 1099-NEC مورد نیاز است یا خیر است. اگرچه وزارت کار پیمانکاران مستقل را تعریف می کند، IRS از مجموعه قوانین خود برای تعیین وضعیت کارگر استفاده می کند. برای جلوگیری از مجازات، شرکت ها باید معیارهای IRS را اعمال کنند که بر اساس کنترل شرکت بر کارگر است.
کسب و کارها می توانند برای تعیین وضعیت یک فرد از موارد زیر استفاده کنند.
- قراردادی. آیا قرارداد کتبی وجود دارد؟ آیا مزایایی مانند مرخصی با حقوق یا مرخصی استعلاجی شامل می شود؟
- مالی. آیا تعیین می کنید که چه ابزار و لوازمی ارائه می شود؟ آیا می توانید تصمیم بگیرید که چه هزینه هایی بازپرداخت می شود؟
- رفتار. آیا کنترل دارید که یک کارگر چگونه وظایف خود را انجام می دهد؟
قبل از تصمیم گیری در مورد وضعیت کارگر، کسب و کارها باید با یک متخصص مشورت کنند تا مطمئن شوند که یک کارمند را به اشتباه طبقه بندی نکرده اند.
پر کردن نادرست چه مجازاتی دارد؟
همانطور که در مقدمه گفته شد، عدم ارسال 1099s می تواند منجر به جریمه تا 270 دلار در هر فرم تکمیل نشده شود. اگر IRS از طرف شرکت قصدی داشته باشد، جریمه ها به 500 دلار در هر فرم بدون حداکثر مبلغ افزایش می یابد. اگرچه قابل توجه است، اما این مجازات ها در مقایسه با عواقب طبقه بندی نادرست یک کارمند کم رنگ است.
طبقه بندی اشتباه سهوی
IRS ممکن است جریمه هایی را اعمال کند که شامل 50 دلار جریمه برای هر فرم نادرست تکمیل شده، 3 درصد جریمه برای همه دستمزدها و 40 درصد جریمه برای همه مالیات های FICA است که کسر نشده است. علاوه بر این، کارفرما می تواند تا 100٪ مالیات منطبق بر فیکا را بپردازد. این تحریم‌ها در مقایسه با تحریم‌هایی که در صورت اثبات قصد اعمال می‌شوند جزئی هستند.
طبقه بندی اشتباه عمدی
IRS ممکن است جریمه ها و مجازات های اضافی را در صورت مشکوک بودن به تقلب یا طبقه بندی اشتباه عمدی اعمال کند. جریمه ها می تواند تا 20٪ از تمام دستمزدها، به اضافه 100٪ مالیات FICA برای درصدهای کارمند و کارفرما افزایش یابد. اتهامات جنایی می تواند شامل زمان زندان احتمالی و همچنین افزایش جریمه برای طبقه بندی اشتباه باشد.
چه اطلاعاتی در 1099-NEC مورد نیاز است؟
1099-NEC به اطلاعات زیر نیاز دارد:
- غرامت غیر کارکنان
- شماره شناسایی مالیات دهندگان شرکت
- شماره شناسایی مالیاتی، نام و نشانی پیمانکار
- همه کسرها، در صورت وجود.
اگر شرکت‌ها برای جمع‌آوری 1099 اطلاعات تا آخرین لحظه منتظر بمانند، ممکن است خود را در تلاش برای ردیابی پیمانکاران برای جمع‌آوری اطلاعات یا مجبور به تشکیل پرونده بدون اطلاعات لازم ببینند. برای شرکت هایی مانند ساخت و ساز، تعداد پیمانکاران مستقل می تواند قابل توجه باشد و بسیاری از پیمانکاران گذرا هستند و از کاری به شغل دیگر می روند.
جمع آوری اطلاعات لازم در اوایل دوره قرارداد یا الزام به ارائه اطلاعات قبل از ایجاد قرارداد دو راه برای اطمینان از در دسترس بودن اطلاعات در زمان مالیات است.
بایگانی 1099-NEC
فرم 1099-NEC باید در تاریخ 1 فوریه یا قبل از آن به IRS و پیمانکار به شرح زیر ارائه شود:
- A را با فرم 1096 در IRS کپی کنید
- 1 را به خزانه شرکت خود کپی کنید
- کپی پیمانکار B
- C را برای سوابق خود کپی کنید
IRS و ادارات خزانه داری ایالتی از اطلاعات استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که همه درآمدها به درستی مالیات می شوند. اگر درآمد گزارش شده در 1099-NEC با درآمد گزارش شده پیمانکار مطابقت نداشته باشد، IRS ممکن است پیمانکار را با جریمه یا جریمه ارزیابی کند.
پیمانکار می تواند به این تصمیم اعتراض کند که نشان می دهد شرکت شما اشتباه کرده است. این فرآیند از شما می‌خواهد که اعداد گزارش‌شده خود را حفظ کنید، که تنها به بار اداری شرکت می‌افزاید. برای جلوگیری از این چالش ها، یک شرکت حسابداری را در نظر بگیرید که نحوه مدیریت 1099 را می داند.