مدیریت حسابداری پروژه می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر شامل ردیابی هزینه های قابل پرداخت در پرواز باشد. هنگامی که کارکنان برای نصب نرم افزار یا تجهیزات به محل مشتری سفر می کنند، هزینه های حمل و نقل و زندگی به مشتری پرداخت می شود. در حالی که ممکن است مشتری برای هر فنجان قهوه به اسناد نیاز نداشته باشد، IRS این کار را می کند. واداشتن کارکنان به اسناد هزینه های خود می تواند دشوار باشد.
ردیابی رسید برای هزینه ها در حال حرکت می تواند یک چالش باشد. وقتی کارمندان برای گرفتن پرواز عجله دارند، ممکن است رسید تاکسی را در جیب خود قرار دهند. اگر عوارض بدهند، رسید را در جعبه دستکش ماشین کرایه ای می اندازند؟ ردیابی هزینه های QuickBooks به کارمندان کمک می کند تا هزینه های مربوط به پروژه خود را ردیابی کنند.
چرا ردیابی هزینه های کسب و کار در حال حرکت بسیار مهم است
IRS نیاز به مستندات مربوط به تمام هزینه های تجاری دارد. برخی از شرکت ها برای تامین هزینه ها کارت اعتباری در اختیار کارکنان خود قرار می دهند. برخی دیگر از کارکنان انتظار دارند که هزینه های خود را از جیب خود بپردازند و در صورت تایید گزارش هزینه ها، آنها را بازپرداخت کنند. صرف نظر از روش، ردیابی هزینه ها برای صورتحساب مشتریان و ثبت مالیات بسیار مهم است.
رسیدها
هر هزینه ای به راحتی قابل پیگیری نیست. چه برای IRS و چه برای مشتری، رسیدها بهترین راه برای ثبت هزینه ها هستند. هزینه های حمل و نقل مانند بلیط هواپیما یا کرایه اتومبیل را می توان از طریق کارت اعتباری یا صورتحساب بانکی پیگیری کرد. اسکان با لیست دقیق هزینه اتاق ارائه شده است.
بسته به مدت زمانی که کارمندان در محل مشتری هستند، ناهار خوری در هتل می تواند خسته کننده شود. همچنین، اگر در شیکاگو هستید، چرا پیتزای دیپ دیش را امتحان نکنید؟ به جای نگه داشتن رسید، تصویر را دیجیتالی کنید و امکان گم شدن رسید را از بین ببرید.
با ابزار ردیابی هزینه‌ها مانند QuickBooks، کارمندان می‌توانند گوشی‌های هوشمند خود را به اسکنر تبدیل کنند و تمام رسیدهای خود را دیجیتالی کنند. رسیدها برای بازیابی آسان ذخیره می شوند. کارمندان می توانند در زمان ارسال گزارش هزینه، تصاویر را به گزارش پیوست کنند. حتی می‌توان دریافت‌ها را براساس پروژه دسته‌بندی کرد تا نظارت بر هزینه‌های اضافی بالقوه آسان‌تر شود.
ردیاب‌های هزینه اسناد مورد نیاز برای پشتیبانی از هر یک از هزینه‌های کسب‌وکار را فراهم می‌کنند و از حداکثر کسر هزینه‌های تجاری اطمینان می‌دهند. بدهی مالیاتی کمتر به معنای پول نقد بیشتر برای عملیات تجاری برای هر کسب و کار است.
گزارش هزینه ها
اکثر شرکت ها یک فرآیند تایید برای گزارش هزینه دارند. خواه یک سفر کاری باشد یا لوازم چاپگر، هزینه های تجاری با بازپرداخت یا بدون بازپرداخت از طریق گزارش هزینه ثبت می شود. این گزارش ها از طریق یک فرآیند بررسی می گذرد تا اطمینان حاصل شود که هزینه ها به طور مناسب گزارش و مستند شده است.
گزارش هزینه های کاغذی برای تهیه و بررسی نیاز به زمان دارد. حتی زمانی که گزارش‌ها به صورت الکترونیکی تهیه می‌شوند، اغلب چاپ شده و همراه با رسیدهای کاغذی ضمیمه می‌شوند. شخصی قبل از ارائه گزارش برای تأیید، رسیدها را بررسی می کند. این فرآیند برای کارمندان و کارفرمایان زمان می برد.
کارمندان همیشه گزارش هزینه ها را به موقع ارسال نمی کنند. آنها پس از بازگشت از یک سفر کاری وظایف مهم تری دارند و گزارش را به تعویق می اندازند. اگر مشتری بخشی از هزینه را پوشش دهد، کارفرمایان به گزارش‌های ارسال شده در سریع‌ترین زمان ممکن نیاز دارند تا صورتحساب مشتری دریافت شود. هزینه‌هایی که در نهایت به مشتری پرداخت می‌شوند نیاز به تأیید ویژه دارند که می‌تواند روند بررسی را طولانی‌تر کند.
دیجیتالی کردن رسیدها و طبقه بندی هزینه ها باعث می شود که گزارش هزینه ها سریعتر تکمیل شود. کارمندان برای بازپرداخت و کارفرمایان مجبور نیستند منتظر دریافت صورت حساب مشتریان بمانند. رسیدها و گزارش‌های دیجیتالی، گنجاندن کپی‌ها را هنگام صدور صورتحساب برای مشتری آسان می‌کند. پردازش کارآمدتر تصویر مالی دقیق تری را برای صاحب کسب و کار فراهم می کند.
آگاهی مالی
پیگیری هزینه‌های کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا در جریان جریان نقدی خود باقی بمانید. این به کسب و کار اطلاع می دهد که آیا بودجه آن بیشتر است یا کمتر، بنابراین می توان به سرعت تنظیمات را انجام داد. با این حال، عدم ردیابی هزینه ها می تواند تصویر مالی را منحرف کند.
وقتی هزینه‌ها به موقع ثبت نمی‌شوند، یک کسب‌وکار می‌تواند طی چند ساعت از بودجه کمتر به بودجه بیش از حد برسد. به همین ترتیب، شرکت‌ها نمی‌توانند تا زمانی که صورت‌حساب‌ها ثبت نشده باشد، هزینه‌ها را از مشتریان دریافت کنند. تأخیر نه تنها بر صورت های مالی تأثیر می گذارد، بلکه بر جریان نقدینگی نیز تأثیر می گذارد. با برنامه‌های QuickBooks، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت گزارش‌ها و رسیدها را برای گزارش‌دهی به موقع و دقیق مالی بررسی کنند.
مالیات
حفظ هزینه های تجاری باعث می شود زمان مالیات کمتر استرس زا باشد. با ردیاب هزینه QuickBooks، شرکت‌ها می‌توانند هزینه‌های خود را ثبت کنند و برای دسترسی آسان، آنها را در مرکز قرار دهند. نسخه‌های دیجیتالی را می‌توان در صورت نیاز پیوست، چه برای پرداخت‌های سنتی و چه برای دریافت‌های در حال حرکت. استفاده از قابلیت های طبقه بندی داخلی تضمین می کند که هزینه ها با پروژه مناسب برای گزارش مالیاتی و مدیریت پروژه مرتبط است.
اگر ردیابی هزینه های کسب و کار زمان زیادی می برد، خدمات حسابداری را در نظر بگیرید که می تواند سوابق شما را به روز نگه دارد و اطمینان حاصل کند که هزینه ها به درستی ثبت می شوند. وقتی زمان مالیات فرا می رسد، آنها می توانند با هم همکاری کنند تا مالیات شما را آماده کنند. در خدمات حسابداری Pooley، ما از سال 2007 به مشتریان کمک می کنیم هزینه های تجاری خود را پیگیری کنند. چرا برای تعیین وقت با ما تماس نمی گیرید؟
منابع:
https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p535.pdf
https://www.businessnewsdaily.com/15745-business-expenses-you-should-track.html#